業務をフロー化しよう!売上向上を目指し日常作業を外注さんへ

業務のフロー化

ネット物販で売り上げを伸ばしていくにあたって、必ず直面する大きな問題があります。

それは利益を生まない単純作業で1日の大半がしめられてしまうことです。

ここでいう利益を生まない作業というのは、注文後の顧客対応 商品梱包 商品発送 評価依頼などを指します。(決して これらの作業を無駄だと言いたいのではありません。組織の代表がやるべき仕事ではないといいたいのです。)

実際に私も多いときは1日に200件ほど梱包していた時がありましたが、自分で処理しているとほぼ1日かかっていました。こんな感じです。

20150323101458

この時は結果的に売上につながる作業ができずモチベーションが落ち、悪い循環に突入していきました。

今回はこのような状況になる前に、外注さんやアルバイトさんに作業を割り振っていく方法を紹介します。

新しい商品の仕入れなど 売り上げに直結する作業に集中できる環境を作り上げていきましょう!

作業フロー表ってなに?

作業フローとは 業務フロー ワークフローとも呼ばれていて、日常業務を一連の流れとしてまとめたものです。

それを図に書いたものが作業フロー表となります。こんな感じです。

作業フロー1

これをみれば、どの作業はアルバイトさんの担当で、どの作業は自分の担当かがはっきりとわかります。

自分も最初は苦しんだのですが、基本的に外注さんやアルバイトさんは業務の流れをなかなか理解してくれません。

理解してくれない理由は、その方の能力が低いのではなく仕事に対するモチベーションの違いが大きいです。

普段の生活の中でアルバイトをしているため、仕事中に頭を使うことを無意識的に回避しているように感じます。

例えば商品を発送したら、お客さんへ連絡するという単純な流れでも理解してくれないことが多いものです。

そのため、このフロー表を作ってあげて、今日の作業はこれが全てだ!と示してあげることでアルバイトさんも悩むことなく業務につくことができるようになります。

作業フロー表をつくると何がいいの?

見える化

作業フローをつくることのメリットは、作業の見える化です。

見える化のメリット1 -業務フローを改善できる-

図に落とし込むことで、もっと作業効率をあげる方法を見つけることができるようになります。

例えば、入金と発送メールを別々に処理していた方であれば、 フロー表を作って業務内容を見直すことで、まとめてメールをするという流れに変えられるかもしれません。

見える化のメリット2  -作業を外注化できる-

作業フローに落とし込むことで、自分以外でも対応できる作業がたくさんあることに気づきます。

自分の経験では日常作業の9割は他の方にお願いしても回るような業務です。 フロー表w外注できる業務を明確にしましょう。

作業フロー表の作り方

作業フロー作成

では実際に作業フローを作ってみましょう。

今回はサンプルのExcelファイルを準備しましたので、 こちらをダウンロードして利用してみてください。

フォーマットは色々なものがネット上にも公開されていますので、ご自身にあったものを利用してり、改修していくといいかと思います。

*利用にはExcelが必要です。

では作業フロー表の書き方です。

STEP 1 作業をすべて書き出してみる

作業フローに作業を書き出す

日常業務の内容を細かく書き出していきましょう。

この際に注意点はシステムの使い方(このボタンを押すなど…)などの説明は省いて、大きな区分のみ書くことが重要です。

STEP 2 担当者を割り当ててみる

作業フロー2

この作業は誰に担当していもらうかを考えて、振り分けていきましょう。

この時に、作業を矢印で結んであげると、よりフローがわかりやすくなります。

自分が担当している作業が多い、もしくはほとんど自分で作業をしていることに気づくのではないでしょうか?

STEP 3:できる限り自分の割り当てを減らしていく

作業フロー3

step2で担当の振り分けできましたでしょうか? 

今度はできるだけ自分以外の人に作業内容を割り振っていきましょう。

現時点では自分しか対応できないと感じている作業でも、できる限り他の方にお願いする方法がないか考えるのが重要です。

作業フロー表の完成とその後

今回は簡単なフロー表をつくってみました。できましたでしょうか?

この作業フロー表をつくったら、他の方にさっそく作業をお願いしていく準備をしていきましょう。

お願いする際は詳細の作業マニュアルなどが必要になりますが、今回作成した全体の作業フローがあれば、外注さんも何をお願いされているのかが理解できます。

 

また案外自分でやるよりも業務が円満に進むこともあります。(私は細かい作業が苦手なので、アルバイトさんに大変助けられています….)

 

作業をお願いすることは、最初は不安に感じるかと思いますが、 思い切ってお願いしていくことでビジネスの拡大につながってくるかと思います。

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CHUYA MIURA

普段は物販系のシステムの開発サポートや、中小規模のネット物販事業を行っている方や企業様向けに業務効率化支援サポートなどしています。システム開発経験 楽天 ヤフオク Amazon ヤフーショッピング BUYMA メルカリ などの作業効率かツールやシステムを開発してきました。個人でも物販をやってみて、物販ビジネスのどの部分が作業的に大変なのかを経験をいかして、現在はディレクションやコンサルティングサービスをしています。 物販関係のシステムを作成したい方にはご好評いただいております。物販システムを開発したい方に向けて、各プラットフォームのツール開発経験のあるプログラマーさんの紹介や、システム仕様書のサポートなどもしていますので、ご興味のあるかたはお気軽にご相談ください。物販経験 ネット物販のシステムを希望されるクライアントさんの気持ちを理解するため、2013年に個人でも物販をはじめました。 ヤフオク Amazon 楽天 などに出品して、月商100-300万になりました。1日に150件近くの出荷も経験し、それらの経験を元に現在サイトを運営しています。このサイトでブログをかいてくれている しんくんに昨年初めに中国仕入れを教えたところ、副業としては十分な結果がでたことを受け、初心者向けに情報を公開しています。ご興味あるかたはこちらへ連絡ください。(ご連絡の際は、ご用件も一緒にご連絡ください。)メール:sales☆fieroj.com(☆をアットマークに変えてください) Chatwork: Chuya-Miura